Kepala kantor, sekretaris, dan Pegawai kantor merupakan satu kesatuan.

1.     

 KEPALA KANTOR

Kepala kantor adalah seseorang yang ditunjuk untuk memimpin suatu kantor. Kepala kantor dapat seseorang yang memiliki perusahaan tersebut atau orang profesional yang ditunjuk oleh pemilik usaha untuk menjalankan dan memimpin kantor.

Pada umumnya direktur memiliki tugas antara lain:

a.       memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan

b.      memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer)

c.       menyetujui anggaran tahunan perusahaan

d.      menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan

Tugas yang biasa dilakukan oleh kepala kantor:

a.       Memimpin seluruh  dewan atau komite eksekutif

b.      Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi

c.       Memimpin rapat umum, dalam hal: untuk memastikan pelaksanaan tata-tertib; keadilan  dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat; menyesuaikan alokasi waktu per item masalah; menentukan urutan agenda; mengarahkan diskusi ke arah konsensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan

d.      Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar

e.       Memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari board dan sub-komite, sehingga tercapainya keselarasan dan efektivitas

f.       Mengangkat atau memberhentikan karyawan sesuai dengan peraturan-peraturan yang berlaku. Hal ini berkaitan dengan pemberian penilaian terakhir terhadap efisiensi kinerja pegawai.

g.      Memberikan keputusan terakhir terhadap masalah-masalah yang mendasar (prinsipil). 

h.      Membina dan memotivasi bawahan dalam rangka peningkatan produktifitas dan pengembangan karir bawahan. 

i.        Memantau dan mengendalikan kegiatan bawahan. 

j.        Menyusun rencana strategi perusahaan/corporate plan untuk jangka panjang, mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan dalam bidang teknik, keuangan dan administrasi untuk mencapai tujuan perusahaan. 

k.      Secara berkala meninjau kembali dan menilai apakah berbagai fungsi perusahaan dibidang teknik, keuangan dan administrasi telah dilakukan sebagaimana mestinya, menilai apakah setiap fungsi tersebut menghambat atau memperlancar tercapainya tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, untuk kemudian diadakan penyesuaian atau perubahan seperlunya. 

l.        Menciptakan dan memelihara suasana kerja yang baik dalam seluruh organisasi. 

m.    Berusaha secara terus menerus agar organisasi mencapai tingkat efisiensi dan administrasi yang makin baik. 

n.      Menyelenggarakan dan memelihara hubungan baik dengan kalangan masyarakat, instansi-instansi pemerintah daerah dan pusat. 

o.      Mewakili peusahaan didalam dan luar peradilan. 

p.      Mengambil inisiatif dalam penempatan, pemindahan dan pemberhentian pegawai dan menentukan batas ganti rugi dan sebagainya sesuai dengan peraturan yang berlaku, memberikan penilaian terkhir kepada petugas-petugas tertentu dan efisiensi kerja mereka. 

Seorang kepala kantor memiliki persyaratan-persyaratan khusus, misalnya

ü  Harus memiliki pendidikan yang tinggi, minimal sarjana. Sehingga kepala kantor memiliki pengetahuan dan pandangan tentang kegiatan dalam kantor.

ü  Kepala kantor memiliki kemampuan untuk memimpin, mampu memotivasi para pekerja agar lebih maju.

ü  Kepala kantor memiliki visi dan misi yang jelas atas perusahaan.

2.      SEKRETARIS

A.    Pengertian Sekretaris

Istilah sekretaris sebenarnya adalah istilah asing yaitu dari bahasa belanda “ secretaries” atau bahasa Inggris  “secretary” yang berasal dari perkataan latin  “ secretum” yaitu “rahasia” jadi sekretaris menyangkut seseorang yang dapat dipercaya, atau seseorang yang dapat menyimpan rahasia. Menurut Louis C. Wanassy dan Wiliam Sadden, menyatakan bahwa Sekretaris adalah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab dari pada seorang stenographer dan tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte berurusan dengan public, menjawab telephone, membuat janji dan memelihara atau menyiapkan warkat-warkat, surat-surat dan lain-lainnya.

Dilihat dari definisi diatas, maka sekretaris adalah seorang yang paling dekat dekat dengan pimpinan atau tangan kanan seorang pimpinan, membantu atau tenaga bantuan pimpinan dan dapat pula melaksanankan tugas-tugas pimpinan.

B.     Syarat-syarat Sekretaris

Mengingat tugas seorang sekretaris sangat luas dan memerlukan kreatifitas yang cukup tinggi, maka ada beberapa syarat yang harus dipenuhi oleh seorang sekretaris yang dapat dianggap cukup mampu dan tepat dalam bidangnya. Adapun syarat-syarat menjadi seorang sekretaris adalah:

1)      Pendidikan.

Berpendidikan yang sekurang-kurangnya sekolah lanjutan tingkat atas (SLTA) ditambah pendidikan sekretaris. Pendidikan sebagai sekretaris perlu dipahami agar tidak terjadi masalah dalanm pencatatan. Sehingga tugas yang sebenarnya harus dapat tercapai.

2)      Mempunyai keterampilan sebagai sekretaris.

Keterampilan yang harus dimiliki di sini adalah terampil dalam hal mengetik, korespodensi, penguasan berbagai alat kantor, menyusun laporan, terampil menggunakan computer (minimum Microsoft office), dan lain-lain.

3)      Memahami cukup pengetahuan umum,

misalnya: organisasi, dan manajemen perusahaan, masalah niaga dan lain-lain.

4)      Menguasai bahasa Indonesia yang baik dan benar, bisa berbahasa inggris dan bahasa asing lainnya yang diperlukan dalam menunjang kelancaran pelaksanaan tugas.

5)      Memiliki kepribadian sebagai sekretaris.

C.     Tugas Sekretaris

Tugas sekretaris dapat dibagi menjadi dua, yaitu tugas rutin, tugas khusus, dan tugas kreatif.

ü  Adapun tugas-tugas rutin sekretaris adalah :

1)      Berkaitan dengan surat menyurat

a)      Menyusun atau Membuat Surat (korespodensi)

Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan. Walaupun dianggap kuno, surat sangat bermanfaat dan biasa dilakukan oleh sekretaris. Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam korespodensi adalah:

·         Menjawab dan menanggapi surat dengan cepat menurut urutan pentingnya

·         Membuat catatan tentang instruksi khusus yang ada hubungannya dengan surat

·         Memproses surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan buku agenda yang dilengkapi dengan agenda disposisi

·         Membuat konsep, mengetik surat, telegram, memo dan bentuk lainnya.

·         Membuat dan menyimpan buku atau daftar alamat penting.

b)      Menata Arsip (Berkas)

Menata arsip adalah menghimpun, mengklasifikasikan, menyusun, menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan system yang berlaku baik arsip yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan dan mengarsipkan surat-surat yang masuk maupun surat yang keluar.

c)      Mengurus dan Mengendalikan surat

Mengurus dan mengendalikan surat adalah kegiatan mengelola surat masuk dan surat keluar yang meliputi kegiatan menerima, mencatat, mengarahkan, mendistribusikan, memproses lebih lanjut dan meyiapkan surat sesuai dengan prosedur yang berlaku.

2)      Berkaitan dengan menerima dan melayani tamu

Sekretaris yang menerima tamu haruslah memenuhi syarat, yaitu sopan dan ramah, memiliki kepribadian menarik, bijaksana, dan mempunyai cukup pengetahuan tentang organisasi dimana tempat bekerja.

Dalam menerima tamu dan melayani tamu tugas sekretaris adalah:

a.       Memberi salam kepada tamu dengan ramah, sopan, dan menanyakan keperluan tamu serta mempersilahkan mengisi buku tamu.

b.      Sebagai penerima tamu hendaknya dapat menjaga pembicaraan dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan dengan tamu.

c.       Dapat mengarahkan tamu dan memberi informasi yang dibutuhkan kepada tamu.

d.      Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan baik dan jangan sampai menyinggung perasaan tamu.

e.       Usahakan agar tamu merasakan tenang apabila tamu harus menunggu dan sediakan bahan bacaan (Koran, majalah, dan lain-lain)

f.       Berikan perhatian kepada setiap tamu, agar tamu merasa nyaman.

3)      Menerima dan Melayani Telepon

Dalam menggunakan telepon, berarti pembicara bertindak sebagai wakil yang pantas dari organisasi dari tempatnya bekerja. Oleh sebab itu perlu dilaksanakan agar dapat menciptakan kesan yang baik. Persiapan yang perlu dilakukan dalam menerima telepon serta menelepon adalah:

a.       Meyiapkan formulir penerimaan telepon dan alat tulis, serta meletakkannya didekat pesawat telepone agar mudah dijangkau apabila dibutuhkan sambil memegang telpone.

b.      Membuat daftar nomor telepone yang sering dibutuhkan dan menyediakan dimeja kerja.

c.       Dalam percakapan telpone hendaknya bersikap waspada atau hati-hati serta cepat untuk menangkap maksud dari pembicaraan.

d.      Menjawab telpon secara cepat , singkat, jelas dan hormat dengan terlebih dahulu memberi ucapan salam hormat, serta birikan identifikasi maksudnya menyebutkan nama nama kantor sekretaris tersebut.

e.       Apabila penelpone tidak menyebutkan nama dan kantornya sebaiknya ditanyakan dahulu.

f.       Apabila pimpinan tidak ada ditempat , maka katakan tidak ada ditempat, untuk menghindari pemikiran yang negative bagi penelpone yang dapat menimbulkan kesan tidak baik, maka sebelum sekretaris menyatakan bahwa pimpinan sedang sibuk atau tidak ditempat maka sebaiknya secara diplomatis.

g.      Jika pimpinan tidak ada ditempat sebaiknya sekretaris menanyakan apakah ada pesan yang ingin disampaikan

h.      Apabila seseorang yang akan ditelpon sedang tidak ada ditempat kadang-kadang karena mendesak, maka maka perlu meninggalkan pesan yang ingin disampaikan.

4)      Membuat Laporan

Laporan merupakan bahan informasi yang diperoleh dari hasil proses pengolahan data, hasil dari suatu penelitian atau riset terhadap suatu masalah laporan penting artinya bagi pimpinan karena merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan. Dalam rangka pembuatan laporan, beberapa hal yang perlu dilakukan oleh sekretaris adalah sebagai berikut:

a.       Mengusai masalah yang akan dilaporkan

b.      Mempunyai minat atau kesanggupan objektif dan teliti

c.       Mampu menguasai bahasa tulis dengan baik

d.      Dapat menggunakan kata atau istilah yang sederhana, jelas dan mudah dimengerti

e.       Mencari, mengumpulkan, mencatat dan mengolah data dari keterangan yang ada, buku-buku, peraturan, laporan yang lalu, pidato-pidati dan bahan-bahan lain yang dianggap perlu

f.       Mencoba membuat kerangka laporan sesuai dengan kebutuhan setelah memilih persetujuan atau mendapat ijin dari pimpinan

g.      Mengetik konsep atau naskah laporan dengan tatacara pengetikan yang berlaku.

ü  Selain tugas sehari-hari, seorang sekretaris harus melaksanakan Tugas Istruksi (Tugas khusus)

Tugas instruksi disini adalah pekerjaan yang hanya kadang-kadang dihadapi akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya. Biasanya, pimpinan beranggapan, bahwa untuk bidang tugas tertentu, sekretaris dianggap sudah menguasai, sehingga pimpinan memberi kepercayaan kepada sekretaris untuk menyelesaikan pekerjaan termasuk mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan karena kesibukannya, pemimpin tidak mungkin mengingat semua jadwal kegiatannya dari hari kehari, oleh sebab itu diharapkan sekretaris dapat mengatur jadwal acara kegiatan pimpinannya. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan antara lain adalah :

a.       Menerima dan menghimpun surat atau bahan acara kegiatan pimpinan

b.      Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan untuk keperluan harian, mingguan dan bulanan

c.       Menjawab secara tepat setiap pertanyaan yang berkaitan dengan acara kegiatan pimpinan

d.      Mengingatkan setiap acara kegiatan pimpinan

e.       Selalu mengikuti kemungkinan perubahan acara kegiatan pimpinan.

ü  Tugas yang Bersifat Kreatif

Tugas yang bersifat kreatif adalah: tugas atas prakarsa sendiri, yakni tanpa diminta, atau diperintah oleh pimpinan. Tugas ini merupakan hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu dikerjakan, sehingga dapat membantu meringankan beban pekerjaan pimpinan. Dalam hal tugas yang bersifat kreatif, sekretaris harus dapat menemukan sendiri segala sesuatu yang harus dikerjakan, yang dapat merupakan suatu bantuan yang sangat diperlukan oleh pimpinannya, agar tugas bantuan yang diberikan kepada pimpinan dapat dilaksanakan dengan berhasil guna dan berdaya guna. Pada dasarnya, tugas yang bersifat kreatif meliputi:

a.       Membuat perencanaan kerja

b.      Mempelajari pengetahuan tentang bank

c.       Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil (petty cash)

d.      Pemantapan kepribadian

e.       Efisiensi kerja

f.       Pengembangan diri sekretaris

g.      Menyiapkan perabot kantor perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris.

h.      Memahami cara kerja mesin kantor dan audio visual aids (alat bantuan peraga)

i.        Memahami peraturan/keadaan organisasi tempat bekerja, dan lain-lain

3.      Pegawai kantor

      Pengertian

Karyawan atau pegawai kantor dapat didefinisikan sebagai seseorang yang melakukan pekerjaan di bawah setiap kontrak baik tersurat maupun tersirat, lisan atau tertulis, di mana majikan mempunyai kekuasaan atau hak untuk mengontrol dan mengarahkan karyawan dalam rincian tentang bagaimana pekerjaan harus dilakukan. Pekerja merupakan tenaga kerja yang bekerja di dalam hubungan kerja pada pengusaha dengan menerima upah.

      Persayaratan yang harus dimiliki oleh pegawai kantor

Seorang pegawai kantor haruslah memiliki persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan perusahaan sebelumnya. Persyaratan tersebut dapat berupa persyaratan umum maupun khusus.

Persyaratan umum yang harus dimiliki pegawai:

ü  Pendidikan

Jenjang pendidikan yang harus dimiliki pegawai disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing bagian. Pendidikan atau keterampilan mutlak dimiliki pegawai karena dengan pendidikan, seorang pegewai memiliki bekal untuk melakuakn pekerjaan. Misalnya S-1, SMA, atau SMK

ü  Mengetahui pengetahuan umum

Pegawai harus memiliki pengetahuan umum kepegawaian, misalnya tentang pengetahuan tentang organisasi, mampu bekerjasama dengan orang lain, dan mengetahui job ddescription atas dirinya.

ü  Memiliki kepribadian yang baik sebagai seorang pegawai

Seorang pegawai harus bekerja secara professional, tidak boleh mencampur adukan dengan masalah pribadi.

Persyaratan khusus yang harus dimiliki pegawai

ü  Keterampilan

Seorang pegawai untuk pekerjaan khusus harus memiliki keterampilan dibidang itu. Misalnya pegawai keuangan harus menguasai bidang akuntansi. Keterampilan berbahasa inggris bagi pegawai tour guide, dll.

ü  Pengalaman

Pengalaman biasanya dihitung berdasar waktu, missal 1 tahun, 2 tahun. Dengan pengalaman diharapkan pegawai lebih menguasai pekerjaannya.

      Etika yang harus dimiliki oleh pegawai kantor antara lain:

ü  Tutur kata

Tutur kata merupakan cermin sikap dan kepribadian seseorang. Dalam kantor, berbicara harus dengan sopan kepada siapapun. Harus mampu dan mau menghormati siapapun lawan bicara mereka, apakah ia hanya pehawai biasa atau atasan.

ü  Bahasa tubuh

Bahasa tubuh dapat menjadi menjadi perhatian orang di sekeliling kita di tempat kerja. Penggunaaan bahasa tubuh yang berlebihan tidak cocok dengan kondisi di kantor, misalnya garuk-garuk kepala dan menggoyangkan kaki saat berbicara. Karena mereka dapat beranggapan bahwa kita tidak serius dalam bekerja.

ü  Pakaian

Pakaian juga menjadi nilai etika bekerja yang tidak boleh dikesampingkan. Pakaian dapat mencerminkan kepribadian kita. Apakah kita seorang yang pemalas, perfectionis, semangat, ataupun yang lainnya dapat dilihat dari pakaian. Sebaiknya pakaian yang digunakan adalah pakaian yang rapi dan sopan serta nyaman untuk bekerja tentunya dengan memperhatikan padu padan warna yang seimbang.

ü  Cara berkomunikasi lewat tulisan

Pada perusahaan yang relatif besar, komunikasi lewat tulisan sering terjadi. Misalnya lewat email. Menulis melalui email harus secara hati-hati. Misalnya hindari menulis bercetak tebal (bold), berwarna merah, dan huruf kapital. Karena bisa jadi kita dianggap marah oleh pembaca email. Sebagai gantinyakita dapat menggunakan cetak miring dan untuk warna, dapat memilih biru, ungu, atau magenta.

ü  Berhubungan dengan bagian lain

Ketika kita tidak puas dengan pekerjaan pihak lain, kita dapat berbicara secara baik-baik kepadanya. Jika mereka tidak dapat merubah sistem kerja dan dapat merugikan kita, kita dapat memberitahukan kepada atasan. Sebaliknya jika kita ingin minta bantuan kepada seseorang, bicarakanlah dengan atasannya terlebih dahulu. Jika atasannya sudah menyetujui, baru kita sampaikan maksud kita kepada orang tersebut.

Kita juga tidak boleh melakukan pekerjaan yang di luar deskripsi pekerjaan atau area kerja kita. Setiap orang memiliki wilayah kekuasaannya masing-masing. Jika kita ingin dihormati, kita harus lebih dulu menghormati orang lain.